Introducción
Mediante este proceso podemos introducir los apuntes contables, así como los registros de IVA y los vencimientos de los cobros y pagos asociados a esos apuntes. También podremos indicar a que centro de costo asignar cada partida de gasto o ingreso. Este proceso ha sido diseñado para agilizar la introducción de datos lo máximo posible, por lo que es posible introducir muchos asientos unicamente con el teclado, sin utilizar el ratón en ningún momento si así lo desea.
Es importante conocer todas las posibilidades de este proceso para aumentar nuestra productividad con la aplicación contable PRISMA.
Se accede a la introducción de apuntes, mediante la opción del menú Apuntes/Introducción o bien pulsando el icono 
que se encuentra arriba a la izquierda.
Nomenclatura
- Apunte: Es una linea de apunte contable con un importe al debe o al haber. Los apuntes se numeran correlativamente dentro de un asiento.
- Asiento: Un conjunto de apuntes que forman una partida contable. Los asientos se numeran correlativamente dentro de un mes.
- Período: A efectos de esta ayuda es el período de trabajo actual elegido en Apuntes de:
Área de trabajo
El área de trabajo se divide en una cabecera y 2 áreas principales:
- Cabecera: Se utiliza para elegir el período de trabajo y la ordenación de los asientos del aŕea de consulta.
- Área de consulta: Donde se pueden ver los asientos ya introducidos en el período en el que estamos trabajando.
- Área de introducción de datos: Donde se meten los datos de los nuevos asientos o se modifican los datos de asientos ya introducidos.
Cabecera
- Apuntes de: aquí se elige el período de trabajo, que es el rango de apuntes que se van a visualizar en el área de consulta. Podemos elegir:
- Cualquiera de los meses del año.
- Todo el año: todos los asientos del ejercicio.
- Todos: todos los asientos del ejercicio y también los asientos de apertura y de cierre.
- Apertura: unicamente el asiento de apertura.
- Cierre: unicamente los asientos de regularización y de cierre.
- Descuadrados: unicamente los asientos que tienen algún descuadre.
- Ordenar por: Se ordenarán los apuntes por el campo elegido. El mismo efecto se consigue pulsando sobre el título de una columna.
- Asc/Desc: Si ordenamos los apuntes por orden ascendente o descendente. Además, cada vez que se pulse sobre el título de una columna se invertirá ese orden.
- Moneda: Puede elegirse entre euros o las antiguas pesetas (puede usarse para consultar contabilidades antiguas).
-
Recupera el tamaño original de la ventana. Unicamente se visualiza este icono si se ha modificado manualmente el tamaño de la ventana.
-
Se abre una ventana en la que puedo elegir el color de las franjas que diferencian los asientos pares de los impares.
-
Se accede a la ayuda.
Área de consulta
Los asientos visualizados cambiarán cada vez que se cambia el período en Apuntes de o cada vez que se introduce una nueva fecha en Fecha.
Puede configurar a su gusto el área de consulta cambiando el orden de las columnas (arrastrándolas con el ratón sobre la barra de título) o redimensionando cada una de ellas (arrastrando con el ratón la barra separadora), estos cambios se conservarán la próxima vez que entre en la aplicación contable desde ese mismo terminal. Si desea revertir estos cambios y volver a la configuración inicial debe de pulsar en
Cada vez que hago click con el ratón en la barra de título se ordenarán los apuntes del período actual por ese campo. Si se hace click de nuevo se cambia el sentido de la ordenación.
Por ejemplo, si hacemos click en:
Se ordenan los apuntes por la columna Documento por orden ascendente. Si se clickea de nuevo se ordenan los apuntes de nuevo por su Documento pero esta vez por orden descendente.
Me puedo mover hacia arriba o hacia abajo por los apuntes de la rejilla:
- Pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo de la rejilla
- Con las flechas del cursor arriba o abajo
- Con la tecla [Control] + [Inicio] vamos al primer asiento del período
- Con la tecla [Control] + [Fin] vamos al último asiento del período
- Con la rueda central del ratón
Cada asiento se separa de otro en este área con un color diferente. Ese color se puede cambiar pulsando el icono de la cabecera.
Si quiero modificar un asiento concreto bastará con hacer doble click sobre cualquier parte del asiento elegido para que este asiento pase al area de introducción de datos y poder modificar cualquiera de sus datos.
Pulsando con el botón derecho del ratón sobre cualquier parte del área de consulta nos aparece el siguiente menú contextual que se refiere al asiento en el que estamos posicionados:
- Nuevo: Para introducir un nuevo asiento. Tiene el mismo efecto que pulsar sobre el botón
- Modificar: Para modificar el asiento en el que estemos posicionados. Tiene el mismo efecto que pulsar
o que hacer doble click con el ratón en cualquier parte del asiento.
- Borrar: Para borrar por completo un determinado asiento.
- Duplicar asiento: Nos duplica el asiento en los meses deseados. Es muy útil para ahorrar tiempo al introducir asientos que se repiten cada cierto tiempo, como por ejemplo los asientos de nóminas o los de alquileres.
- F7-IVA: Nos visualiza y podremos modificar los registros de IVA asociados a este asiento. Tiene el mismo efecto que pulsar
en el área de introducción de datos o que pulsar la tecla [F7].
- F9-Vtos: Nos visualiza y podremos modificar los vencimientos de pago o de cobro asociados a ese asiento. Tiene el mismo efecto que pulsar
en el área de introducción de datos o que pulsar la tecla [F9].
- Centro de Costo: Para cambiar el centro de costo asociado a una cuenta de gasto o de ingreso.
- Extractos: Nos presenta un extracto de la cuenta del apunte en el que estamos posicionados. tiene el mismo efecto que pulsar la tecla [F8].
- Recalcular: Nos refresca la pantalla y nos vuelve a sumar los totales de debe, haber y saldo.
- Descuadre: Nos busca, dentro del período seleccionado el descuadre que le indiquemos.
- Ordenar por: Ordena los apuntes por la columna en que estemos posicionados.
- Buscar: Nos busca los apuntes que cumplan una serie de condiciones.
A continuación explicamos con mas detalle cada una de estas opciones:
Introducción de datos
Nuevo asiento
Nota importante: Para introducir un lote de asientos nuevos no es necesario, si lo desea, utilizar el ratón en ningún momento.
Para introducir un nuevo asiento primero indique la fecha:
La fecha sugerida es la indicada como fecha de trabajo al entrar a esta empresa pero puede cambiarla tecleando otra. Si ha introducido algún otro asiento en esta sesión se mantendrá la fecha anterior.
Pulsando la flecha marcada en rojo se abre un calendario y es posible elegir una fecha clicando sobre ella. También se puede pulsar una de estas teclas para obtener una fecha:
- [F3] – Fecha de hoy.
- [F5] – Se abre el calendario.
- [F6] – La fecha de trabajo indicada al entrar en la empresa.
Al cambiar la fecha los asientos que se visualizarán en el área de consultas seán los correspondientes al mes de la fecha indicada.
Pulse [Intro] para aceptar la fecha y proceder a meter el primer apunte.
NOTA MUY IMPORTANTE: Si el asiento que va a contabilizar es una factura de compra o de venta es imprescindible que el primer apunte introducido sea el correspondiente al cliente o al proveedor, en caso contrario el sistema no será capaz de calcular el IVA correctamente.
Los datos que debe de introducir en cada apunte son:
- Cuenta: Existen varias posibilidades para introducir la cuenta contable:
- Teclear la cuenta completa, por ejemplo 4300001.
- Teclear la cuenta abreviada, por ejemplo 43.1 (el punto significa que se rellenará con ceros).
- Teclear los primeros dígitos de la cuenta y luego [F5], por ejemplo 43+[F5] esto significa que se buscarán las cuentas que comiencen por 43 y se puede seleccionar una de ellas.
- Teclear las letras iniciales de la descripción de la cuenta, por ejemplo LOPEZ buscará las cuentas cuya descripción comience por LOPEZ.
- Teclear [F5] para acceder a la pantalla de búsqueda de cuentas.
- Pulsar en
para entrar en la pantalla de búsqueda de cuentas.
Si la cuenta no existe la aplicación nos dará opción a crearla sobre la marcha con los datos básicos y posteriormente podremos entrar en Cuentas/Mantenimiento para completar todos los datos de esa cuenta.
-
- Código: Se refiere al código de concepto, si no desea utilizarlo déjelo en blanco. Pulsando la tecla [F5] se presenta la tabla de conceptos y puede elegir uno de ellos. Otra posibilidad es indicar el código del concepto directamente.
- Concepto: En función del código utilizado anteriormente o de los asientos introducidos previamente el sistema sugerirá un texto. También puede elegir uno de los conceptos memorizados.
- Documento: Es un dato alfanumérico que identifica el documento físico en que se basa el asiento. Se puede configurar para que sea un contador numérico automático en la pestaña [Contadores] de Ficheros/Datos Generales.
- D/H: Si el apunte va al debe o al haber. Puede usar también los signos + y – del teclado numérico:
- D o + para el debe.
- H o – para el haber.
- Importe: El importe en euros.
- La separación de céntimos se obtiene con el punto o con la coma.
- Unicamente se admiten dos decimales.
- Se pueden introducir importes negativos anteponiendo el signo – a cualquier número.
- Pulsando [F4] se abre o cierra la calculadora, cuando obtenga el resultado use = para rellenar con el importe calculado.
- No se admiten importes cero a no ser que se configure la empresa para que los admita. Mas información AQUI.
- Si el apunte es el último del asiento y tiene marcada la casilla
el programa lo detecta (cuando el saldo ya es cero), se graba el asiento y se puede continuar con uno nuevo.
- Si el programa detecta que el apunte es de un cliente o proveedor nos aparecerá primero la pantalla de introducción de IVA, y si tengo activados los vencimientos la pantalla para introducir vencimientos.
- Si es una cuenta de gastos o de ingresos (grupos 6 o 7) y tengo activados los centros de costo me aparecerá la pantalla para elegir el centro de costo.
Modificar asiento
Podemos modificar cualquier campo de un asiento ya introducido incluidos sus datos de IVA, tesorería y centro de costo. Tambien es posible eliminar apuntes existentes o añadir nuevos apuntes al asiento.
Hay que tener en cuenta que ninguno de los cambios se mantendrán, incluidos los de IVA y de tesorería, si no se pulsa en el botón [Modificar] al finalizar los ajustes.
Borrar asiento
Podemos borrar un asiento completo ya introducido incluidos sus datos de IVA, tesorería y centro de costo.
Hay que tener en cuenta que no se borrará realmente el asiento si no se pulsa en el botón [Borrar].
No es posible recuperar un asiento borrado.
Deja la pantalla en su tamaño original, el que tenía antes de redimensionarla moviendo los bordes.
Se visualizan los datos del informe en la rejilla de datos.
Se generará un pdf con el informe. Cuando aparezca la ventana ‘Guardar como’ elija una carpeta donde guardar el archivo pdf e indique un nombre para ese fichero fichero, luego pulse [Guardar]. Después se visualizará el informe en el visor de pdfs que tenga instalado en ese equipo, normalmente Acrobat Reader.
Se generará una hoja de cálculo en formato excel con el informe. Cuando aparezca la ventana ‘Guardar como’ elija una carpeta donde guardar la excel e indique un nombre para ese fichero fichero, luego pulse [Guardar]. Después se visualizará el informe en el visor de excel que tenga instalado en ese equipo, normalmente MSExcel.
Imprime el informe. Se previsualizará por pantalla y después podrá imprimirlo si lo desea pulsando en
.
Cierra la ventana del informe.
Se abre una ventana con los datos del extracto (libro mayor) de la cuenta en la que estemos posicionados. El mismo efecto se logra haciendo doble click con el ratón sobre la línea deseada.
Cambia la contraseña de acceso, pero primero hay que indicar la contraseña anterior para poder sustituirla.
e indique el importe mensual
se buscará la siguiente cuenta de ese grupo. Por ejemplo si pulsa el botón después de teclear ‘410’ se creará el siguiente acreedor (se buscará la última cuenta que comience por ‘410’ y se le sumará uno).
y elija uno de la lista de países. Si no indica nada el programa asume ES – España.
