Menú de opciones

Mantenimiento de Cuentas

por

Funcionamiento

El funcionamiento en general de todas las opciones de mantenimiento esta explicado AQUI.

Dar de alta nuevas cuentas

  1. Pulse en el botón de nueva cuenta
  2. Teclee la cuenta contable que desea crear
    1. Puede teclear la cuenta completa
    2. Puede usar el punto, por ejemplo 41.23 se convierte en 4100023 en el caso de usar 7 dígitos
    3. Puede teclear el comienzo de la cuenta, pulsando enter se rellenará con ceros a la derecha
  3. Si pulsa el botón

    se buscará la siguiente cuenta de ese grupo. Por ejemplo si pulsa el botón después de teclear ‘410’ se creará el siguiente acreedor (se buscará la última cuenta que comience por ‘410’ y se le sumará uno).

Datos principales

Estos datos son de introducción obligatoria para todas las cuentas contables.

  • Código: Es el código de cuenta contable o subcuenta y debe de tener tantos dígitos como los indicados al crear la empresa (o 7, o 8, o 9, o 10 dígitos). Los niveles anteriores se introducen en la opción Ficheros/Plan Contable pero no aquí. La aplicación no permitirá la introducción de cuentas contables cuyos niveles anteriores no estén creados previamente en esa opción.
  • Descripción: Es el nombre de trabajo o de búsqueda que usará generalmente la aplicación contable, excepto cuando se envíen datos a organismos oficiales en los que se usará el Nombre Fiscal.

 

Según el código de cuenta contable que al que se esté accediendo serán visibles unas pestañas u otras de las que aquí abajo se indican.

Dirección

Estos datos son necesarios generalmente para las cuentas de clientes (43), proveedores (40) y acreedores (41) pero también pueden usarse en otras cuentas si así se desea.

  • Nombre Fiscal: Es el nombre que se utilizará en las comunicaciones oficiales a la administración y debería de coincidir con el nombre con que la empresa este dada de alta en la AEAT, la HTN o la hacienda foral correspondiente.
  • Dirección, Código Postal, Localidad, Provincia: Son los datos de la dirección postal de la empresa.
  • País: Indique el código de país, si no lo conoce pulse en y elija uno de la lista de países. Si no indica nada el programa asume ES – España.
  • NIF: MUY IMPORTANTE: Indique el NIF unicamente con letras mayúsculas y números, sin utilizar ni barras, ni espacios, ni signos de separación entre los dígitos. Cuando se introduce una nueva cuenta con un NIF que ya existe, el programa da un mensaje de aviso para evitar la entrada de cuentas duplicadas, pero siempre dejando introducir cuentas con igual NIF (el caso típico de una empresa que es cliente y también proveedor).
  • Tipo NIF extranjero: En el caso de países extranjeros indique el tipo de NIF que está utilizando (es un dato importante para Hacienda).
  • Teléfono, Movil, Fax, Contacto, email: Los datos de contacto.
  • Contrapartida: Puede indicar, si lo desea, una cuenta de contrapartida. Es la cuenta que la aplicación sugerirá como contrapartida en los asientos, pero podrá cambiarla sobre la marcha. Es muy útil para indicar cuentas de ingresos o de gastos en los clientes o proveedores.

Impuestos

Unicamente en las cuentas de clientes (43), proveedores (40) y acreedores (41) habrá que indicar estos datos. También pueden indicarse en las cuentas de leasing o en cualquier cuenta que lleve impuestos asociados a ella.

  • Código de IVA 1: Es el código de impuesto generalmente asociado a las facturas de esta cuenta. Posteriormente podrá cambiarse para cada factura concreta. El código de IVA deberá de estar previamente creado y es MUY IMPORTANTE que esté correctamente configurado ya que es una parte esencial de todas las declaraciones de impuestos posteriores.
  • Código de IVA 2 o 3: En las facturas multiiva pueden indicarse también un segundo y hasta un tercer código de impuesto si fuera necesario.
  • Clave Hacienda: Indicar la clave de hacienda si es necesaria. Se utiliza para generar el 190.
  • Clave 340: La clave que aparecerá en los registros del 340.
  • Clave 349: La clave que aparecerá en los registros del  349. Puede dejarla en blanco o elegir entre:
    • E – Entregas intracomunitarias exentas
    • A – Adquisiciones intracomunitarias sujetas
    • T – Entregas en otros estados miembros
    • S – Prestaciones intracomunitarias de servicios
    • I – Adquisiciones intracomunitarias de servicios
  • Excluir en listados de Compras/Ventas (347): Marcarlo si desea que este cliente o proveedor no aparezca el listado de operaciones superiores a 3005,06 euros (347).

Pago

Si va a usar las opciones de Tesorería deberá de rellenar estos datos:

  • Forma de pago: Que se utilizará para calcular los vencimientos de los recibos, si no la indica deberá de rellenar la fecha de vencimiento al introducir los cobros o pagos. . Es importante elegir una forma de pago cuya casilla “Remesar” esté activada si va a utilizar posteriormente la opción Tesorería/Remesas.
  • Días de pago: si el cliente paga unicamente en unos días de mes determinados hay que indicarlos para que la aplicación ajuste los vencimientos a alguno de los tres posibles días de pago.
  • Forzar vto al siguiente: Elija un día de la semana si quiere forzar un vencimiento al siguiente lunes, martes, etc
  • IBAN y Cuenta Bancaria: El programa comprobará que tanto el IBAN como la cuenta bancaria del cliente estén correctamente formados.

Datos del banco

Solo se usarán estos datos en los bancos a los que podamos enviar remesas, en el resto de cuentas no son necesarios.

 

  • IBAN: El código IBAN correspondiente a ese banco. Si no se conoce, a partir del número de cuenta bancaria el programa propondrá calcularlo.
  • Cuenta bancaria: Los 20 dígitos de la cuenta bancaria a donde se va a enviar la remesa. El programa comprobará que sea una cuenta bancaria correctamente formada.
  • BIC: El código BIC o SWIFT correspondiente a ese banco. Unicamente es necesario rellenarlo si se van a enviar recibos al cobro de bancos no españoles.
  • Sufijo: Es un código que utilizan algunos bancos y que el propio banco se encargará de indicarle. En caso de no conocerlo es importante indicar ’00’ y no dejarlo vacío para evitar errores en el posterior envío de las remesas.

Presupuesto

Si va a utilizar la contabilidad presupuestaria puede introducir los presupuestos de cada cuenta mediante esta pestaña.

Si no existe ningún dato introducido todavía pulse en e indique el importe mensual

Este importe se propaga a todos los meses pero en la pantalla siguiente podrá modificar importes presupuestarios para meses concretos.

 

Otros Datos

  • Observaciones: Cualquier texto que quiera utilizar como recordatorio.
  • Mostrar las observaciones al meter los apuntes: Si lo marca se mostrará una ventana con las observaciones anteriores al introducir asientos con esta cuenta.
  • Nivel de bloqueo: Se utiliza para denegar el acceso a los datos económicos de esta cuenta a ciertos usuarios. Los usuarios con un nivel inferior al aquí indicado no podrán acceder a los datos económicos de esta cuenta. Por defecto se usa el cero, que significa que todos los usuarios pueden acceder a los datos económicos de la cuenta.
  • Centro de Costo: Si utiliza la posibilidad de repartir gastos e ingresos por centros de costo, indique aquí el centro de costo al que generalmente se asignaran las facturas de esta cuenta, posteriormente lo podrá cambiar para facturas concretas.

Suministro Inmediato del Información del IVA (SII): Funcionamiento

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Funcionamiento

En un ARTÍCULO ANTERIOR ya explicamos como realizar la configuración correcta para subir facturas al SII.

Aquí explicaremos el día a día de como subir las facturas, en concreto las recibidas. Tenga en cuenta que las facturas emitidas se suben mediante el mismo sistema.

Para subir las facturas al SII hay que entrar en IVA/SII/Facturas recibidas (o en Facturas emitidas si es el caso).

  • Indicar un intervalo de fechas
  • Por defecto se mostrarán unicamente las facturas que aún no están subidas al SII
  • Pulsar en para ver las facturas

El proceso de subida al SII se efectuará en 3 pasos:

  1. Exportar las facturas a un fichero Excel
  2. Subir esa excel al portal SII y desde ahí enviarlas a hacienda
  3. Actualizar las facturas que se han subido

1. Exportar

Pulsando en se generará un fichero Excel con toda la información necesaria de las facturas que hay que subir. Es importante recordar el nombre del fichero y la carpeta en donde se ha generado.

2. Portal SII

Pulsando en  entramos en el Portal SII para proceder a subir las facturas generadas en el punto 1.

Indique los datos que ya le habremos suministrado al registrar su empresa en el Portal SII: NIF, usuario y contraseña:

Un vez dentro del portal pulse en  y después en elija “Facturas recibidas desde Excel” y pulse.

Seleccione el fichero generado en el punto 1 pulsando en [Seleccionar…]. Pulse en [Subir] para subir los datos, se presentará una pantalla con las facturas subidas al portal y si hay alguna incidencia se indicará en la columna Incidencia, al pulsar se aceptarán los datos que no tengan ninguna incidencia.

Para enviar realmente las facturas al SII de hacienda pulse en y elija “Facturas recibidas”, se visualiza una pantalla con los datos de las facturas que están pendientes de enviar al SII.

Con el botón podremos comprobar si todos los NIF y nombres son correctos y están identificados por hacienda, este paso es opcional.

Pulsando en nos aparece una pantalla con las facturas que se van a enviar. Marque las facturas que desee enviar realmente al SII y pulse en para enviarlas realmente, se solicitará la clave de su certificado digital y se procederá al envío.

3. Actualizar

Unicamente nos queda comprobar que realmente el SII de hacienda ha recibido las facturas y que estas queden registradas en el programa de contabilidad.

Pulsamos en   elegimos “Facturas recibidas” y el período,  se visualizarán las facturas que realmente ha recibido el SII de hacienda. Pulsando en se nos descargará un fichero Excel con esos datos, es importante recordar en que carpeta se descarga ese fichero. Si lo deseamos, ya podemos cerrar el Portal SII.

Volvemos a la contabilidad y pulsamos en el botón elegimos el fichero que acabamos de descargar y después pulsamos  y .

Una vez finalizado el proceso, cerramos esa pantalla y comprobaremos como las facturas ya se han marcado como subidas al SII.

En casos especiales existe también la posibilidad de marcar o desmarcar las facturas realmente subidas al SII de forma manual. Para hacerlo nos  posicionamos en la factura deseada y pulsamos en o hacemos doble click con el ratón sobre la factura para marcarla o desmarcarla. De esta manera tendremos controladas en todo momento que facturas están ya subidas al SII de hacienda.

 

 

 

 

 

Suministro Inmediato del Información del IVA (SII): Preparación

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En este artículo explicaremos como funciona el Suministro Inmediato de Información del IVA (SII) en el programa de Contabilidad Prisma.

Lo dividiremos en dos partes:

  • Preparación
  • Funcionamiento

Preparación

Ante todo deberemos de indicar al programa de contabilidad que claves de SII se deben de utilizar en cada tipo de factura. Esto funcionará correctamente aunque las facturas ya hayan sido contabilizadas previamente,  antes efectuar este paso.

Activar el SII

  • Entramos en Ficheros/Datos Generales y en la pestaña Parámetros tiene que estar activado Sistema Inmediato de IVA (SII) para que funcionen todas las características de la aplicación relativas al SII:

 

Tipos de impuesto

  • Entramos en la opción IVA/Tipos de impuesto y para cada código que vayamos a utilizar deberemos de indicar, en la pestaña SII:
    • Tipo de factura SII
    • Clave SII

Si es el caso, marcaremos también si son facturas con Inversión del Sujeto Pasivo.

Por omisión, si no indicamos nada, el programa usa el Tipo de factura F1 y la Clave 01 que es lo más habitual en la mayoría de las ocasiones, excepto para las facturas de exportación en las que se debe de usar la Clave 02. El resto de claves se utilizan unicamente en ocasiones muy especiales.

En el caso de operaciones exentas, por ejemplo en las exportaciones fuera de la CEE, nos aparecerán también los siguientes campos que deberemos de rellenar:

  • Tipo de operación exenta:
    • Cualquier operación
    • Entrega de bienes
    • Prestación de servicios
  • Causa de la exención:
    • E1 Exenta por el artículo 20
    • E2 Exenta por el artículo 21
    • E3 Exenta por el artículo 22
    • E4 Exenta por el artículo 24
    • E5 Exenta por el artículo 25
    • E6 Exenta por otros

Si vamos a utilizar el mismo código de impuesto para contabilizar facturas de diferentes tipos deberemos de crear un tipo de impuesto nuevo, copiando todos los datos del anterior excepto el Tipo de factura SII, la Clave SII o los tipos y causas de exención que podrán ser diferentes. Utilizaremos un código u otro según el tipo de factura que vayamos a contabilizar en cada caso.

Clientes y proveedores

Es importante que los clientes y proveedores tengan un NIF correcto, esto es, que ese NIF esté dado de alta en hacienda y que no tenga ni rayas ni puntos ni espacios de separación. Esto es válido para los NIF españoles y de la CEE, no para el resto del mundo.

Si el cliente o proveedor tiene su sede en España hay que indicar en su cuenta contable en la casilla País el código “ES”. Si se dejara en blanco el programa entendería también que es Español.

Si el cliente o proveedor es de un país de la CEE hay que indicar el código de país correspondiente y, esto es importante, su NIF deberá de comenzar precisamente por las dos letras del código de país indicado. La lista de países comunitarios es esta:

DE Alemania
AT Austria
BE Bélgica
BG Bulgaria
CY Chipre
DK Dinamarca
SI Eslovenia
EE Estonia
FI Finlandia
FR Francia
EL Grecia
GB Gran Bretaña
NL Holanda
HU Hungría
IT Italia
IE Irlanda
LV Letonia
LT Lituania
LU Luxemburgo
MT Malta
PL Polonia
PT Portugal
CZ República Checa
SK República Eslovaca
RO Rumanía
SE Suecia

Para los extranjeros no comunitarios es importante indicar un código de país ya que en caso contrario, si se dejara vacío, el programa entendería que es español. Pinchando en la lupa a la derecha del País podremos elegir un país de la lista de países.

Un ejemplo de proveedor extranjero de fuera de la CEE podría ser:

Es importante indicar un código de país correcto ya que es un dato que se envía al SII y se comprueba. Además lo usará el programa para detectar que es un cliente o proveedor extranjero y poner su NIF en la columna correspondiente.

Datos del registro de IVA

Es especialmente importante al introducir los registros de IVA tanto de las facturas emitidas como de las facturas recibidas que se utilizarán tres fechas diferentes para cada factura:

  1. Fecha de contabilización: que es cuando se contabiliza la factura
  2. Fecha de expedición: es la fecha de la factura
  3. Fecha de operación: es la fecha del albarán, si una factura contiene varios albaranes se entiende que es la del albarán mas reciente

Al introducir los datos del IVA hay que indicar cada una de ellas:

 

También es posible modificar los registros de IVA ya contabilizados, para diferenciar esas fechas, desde la introducción de apuntes:

 

NOTA IMPORTANTE: Si no se indica nada o en la fecha de expedición o en la fecha de operación, el programa entenderá que son las mismas que la fecha de contabilización de la factura.

Portal SII

La aplicación de contabilidad generará ficheros Excel compatibles con PortalSII.es que será el vehículo utilizado para enviar las facturas al sistema SII de la AEAT o de las administraciones locales, como Hacienda de Navarra.

El uso de PortalSII tiene un costo mensual que irá en función del numero de facturas que se envíen al SII.

Si van a utilizar esta funcionalidad deberán de ponerse en contacto con nosotros para que demos de alta a su empresa en el PortalSII indicándonos los siguientes datos:

  • NIF de la empresa
  • Nombre con que esta dada de alta su empresa en hacienda
  • NIF del representante legal

Deberán de poseer también un certificado digital en vigor cuyo titular tenga el mismo NIF y el mismo nombre que el de la empresa.

Otro requisito es que tanto los clientes como los proveedores tengan un NIF y un nombre registrado en hacienda. Es importante que el NIF no tenga ni guiones, ni espacios, ni puntos de separación. También es importante que el nombre fiscal sea lo mas parecido al que tenga realmente la empresa, ya que son datos que comprueba el sistema SII cuando se suben las facturas.

Por último deberemos indicar una ruta en donde se guardarán todos los ficheros Excel necesarios para enviar y recibir datos del Portal SII. Entramos en la opción Utilidades/Configurar terminal y elegimos la carpeta deseada:

La recomendación es utilizar esa carpeta exclusivamente para guardar este tipo de ficheros de intercambio de datos entre el programa de contabilidad y el portal SII.

 

Funcionamiento

Explicaremos ahora el funcionamiento día a día para subir las facturas al SII, pero esto será el el SIGUIENTE ARTÍCULO.

 

 

 

Modelo 349 de operaciones intracomunitarias

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Explicaremos aquí como generar el fichero del Modelo 349 para declarar las operaciones intracomunitarias con la aplicación de Contabilidad PRISMA.

Preparación previa de las cuentas

Hay que asegurarse de que cada cuenta de cliente, acreedor o proveedor que tenga operaciones intracomunitarias estén correctamente informados los siguientes campos en Cuentas/Mantenimiento:

  • En la pestaña [Dirección]:
    • Código de país, debe de tener uno de estos valores:
      • DE Alemania
      • AT Austria
      • BE Bélgica
      • BG Bulgaria
      • CY Chipre
      • DK Dinamarca
      • SI Eslovenia
      • EE Estonia
      • FI Finlandia
      • FR Francia
      • EL Grecia
      • GB Gran Bretaña
      • NL Holanda
      • HU Hungría
      • IT Italia
      • IE Irlanda
      • LV Letonia
      • LT Lituania
      • LU Luxemburgo
      • MT Malta
      • PL Polonia
      • PT Portugal
      • CZ República Checa
      • SK República Eslovaca
      • RO Rumanía
      • SE Suecia
    • Nombre de país, es opcional a estos efectos
    • CIF: Obligatoriamente deberá de comenzar por el código de país ateriormente indicado.

 

 

  • En la pestaña [Impuestos]:
    • Código de IVA: Deberá de indicar el código de impuesto adecuado para las operaciones que se hagan habitualmente con este cliente o proveedor. Recuerde que posteriormente podrá cambiar este código de impuesto para cada operación concreta.
      • Es muy importante que esté código de IVA contenga en el campo ‘Sop/Rep’ una minúscula ya que las mayúsculas se reservan para las operaciones internas:
        • r – Para las ventas a clientes de la CEE
        • s – Para las adquisiciones a proveedores de la CEE

 

  • Clave 349: Es la clave de las operaciones que se realizan con este cliente o proveedor.
    • Debe de tener uno de estos valores:
      • E – Entregas intracomunitarias exentas
      • A – Adquisiciones intracomunitarias sujetas
      • T – Entregas en otros Estados miembros
      • S – Prestaciones intracomunitarias de servicios
      • I – Adquisiciones intracomunitarias de servicios
      • Dejar en blanco en cliente o proveedores españoles o que no pertenezcan la CEE

 

Generación del fichero del modelo 349

Para generar el modelo 349 hay que entrar en la opción IVA/Operaciones intracomunitarias (modelo 349).

  • Elegir el período de la liquidación, que puede ser:
    • Anual
    • Primer trimestre
    • Segundo trimestre
    • Tercer trimestre
    • Cuarto trimestre
    • Un mes concreto

  • Es suficiente con pulsar en aunque podría cambiar cualquiera de las opciones antes de que se presenten los datos, por ejemplo:
    • Agrupar mismo CIF:
      • Activado: agrupa en un mismo importe todas las facturas de un mismo CIF, es la opción correcta para generar el 349.
      • Desactivado  visualizará una linea por cada factura, peró no podrá generar un fichero 349 válido. Utilícela unicamente para depuración de errores.
    • Solo CEE:
      • Activado: Visualiza unicamente las facturas de clientes o proveedores de la CEE, es la opción correcta para generar el 349.
      • Desactivado: Visualiza ademaś las facturas extracomunitarias (no las facturas interiores). No generará un fichero 349 válido, pero se puede usar como listado de otras operaciones fuera de la CEE.
    • Una vez generados los datos pulse en [Generar Fichero] para generar el fichero del modelo 349. Se le pedirá que elija una ubicación y que dé un nombre al fichero, por ejemplo 349_2T.txt

 

Importación al programa de ayuda del Gobierno de Navarra

Una vez generado el fichero anterior puede proceder a importarlo en el Programa de Ayuda del Gobierno de Navarra

Una vez abierto el programa tiene que usar la opción Utilidades/Importación de datos, pulsar en [Examinar] e importar el fichero creado anteriormente y que ya aparecerá en la sección de declaraciones.

 

Apertura del ejercicio contable

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Vamos a explicar como realizar la apertura de un nuevo ejercicio en la aplicación de Contabilidad PRISMA:

NOTA IMPORTANTE: No es necesario tener cerrado un ejercicio para comenzar a trabajar con el siguiente.

El proceso tiene tres fases:

  1. Crear la empresa
  2. Apertura del ejercicio
  3. Capturar los saldos iniciales (opcional)

 

  • 1. CREAR LA EMPRESA:
    • Iniciar la aplicación
    • En la pantalla de selección de empresa introducir el nuevo código, en este caso PT17, y pulsar en [Nueva]

  • Rellenar todos los datos y pulsar [Aceptar]

  • En las pantallas siguientes confirmar que se va a crear la empresa
  • Seleccionar un Plan Contable, en la mayoría de los casos bastará con aceptar el Nuevo Plan General Contable para PYMES que es el propuesto. Para cambiarlo pulse donde se indica:

  • Indique el número de dígitos que va a utilizar en las cuentas contables. Este paso es importante, ya que una vez introducido algún apunte ya no se podrá volver a cambiar:

  • El siguiente paso también es importante y debe indicar que SI que quiere realizar la apertura del ejercicio. Es un proceso fundamental para obtener los datos del ejercicio anterior (cuentas, códigos de IVA, parámetros, etc). Únicamente si es una empresa con la que comenzamos a trabajar en este momento puedo saltarme este paso.

  • Si no realiza la apertura del ejercicio en este momento podrá realizarlo posteriormente eligiendo en el menú de opciones:

  • 2. APERTURA DEL EJERCICIO:
    • IMPORTANTE: Si el ejercicio no comienza el 1 de enero siga los pasos indicados AQUI
    • Si la empresa es nueva y no tiene datos anteriores de un ejercicio anterior, puede traspasar los datos desde otra empresa pero marcar ‘Es una empresa totalmente nueva’
    • Elija la empresa del ejercicio anterior al que se abre, pulse [Ver datos] y si está de acuerdo pulse [Traspasar]

  • Se realiza el proceso de traspaso de todos los datos:

  • 3. CAPTURAR LOS SALDOS INICIALES (opcional):
    • El siguiente paso es capturar los saldos desde el ejercicio anterior, es un proceso opcional pero es conveniente realizarlo. Tenga en cuenta que la captura de saldos desde otro ejercicio podrá realizarla tantas veces como desee:

  • Elija la empresa del ejercicio anterior, pulse [Ver saldos] y luego [Traspasar]

  • La captura de saldos iniciales puede realizarla varias veces antes de cerrar el ejercicio anterior. La captura definitiva se realizará una vez cerrado el ejercicio anterior. Tenga en cuenta que el cierre de ejercicio se puede anular y volver a realizar de nuevo, en este caso es importante recordar que habría que hacer la captura de saldos otra vez, con el último cierre realizado.

Ejercicios contables que no coinciden con el año natural

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Hemos añadido a nuestra aplicación de Contabilidad la posibilidad de utilizar ejercicios contables que no coincidan con un año natural.
Por ejemplo, si deseamos que nuestro ejercicio comience el 1 de Abril de 2013 y termine el 31 de Marzo de 2014 deberemos de proceder como sigue:

  •  Abrir una empresa nueva, indicando como ejercicio el año del primer dia del ejercicio contable.
  • Si fuera necesario realizar la Apertura del Ejercicio capturando los datos desde un ejercicio anterior.
  • Antes de comenzar a introducir los apuntes debemos de entrar en la opción Ficheros/Datos Generales y en la pestaña Contabilidad indicar el mes de inicio del ejercicio contable:

 

 

  •  A partir de aquí ya podemos comenzar a introducir apuntes, al indicar la fecha de cada asiento habrá que indicar correctamente el año.
  •  Esta funcionalidad esta disponible a partir de la versión 1.08s