Funcionamiento

En un ARTÍCULO ANTERIOR ya explicamos como realizar la configuración correcta para subir facturas al SII.

Aquí explicaremos el día a día de como subir las facturas, en concreto las recibidas. Tenga en cuenta que las facturas emitidas se suben mediante el mismo sistema.

Para subir las facturas al SII hay que entrar en IVA/SII/Facturas recibidas (o en Facturas emitidas si es el caso).

• Indicar un intervalo de fechas
• Por defecto se mostrarán unicamente las facturas que aún no están subidas al SII
• Pulsar en para ver las facturas

El proceso de subida al SII se efectuará en 3 pasos:

1. Exportar las facturas a un fichero Excel
2. Subir esa excel al portal SII y desde ahí enviarlas a hacienda
3. Actualizar las facturas que se han subido

1. Exportar

Pulsando en se generará un fichero Excel con toda la información necesaria de las facturas que hay que subir. Es importante recordar el nombre del fichero y la carpeta en donde se ha generado.

2. Portal SII

Pulsando en  entramos en el Portal SII para proceder a subir las facturas generadas en el punto 1.

Indique los datos que ya le habremos suministrado al registrar su empresa en el Portal SII: NIF, usuario y contraseña:

Un vez dentro del portal pulse en  y después en elija “Facturas recibidas desde Excel” y pulse.

Seleccione el fichero generado en el punto 1 pulsando en [Seleccionar…]. Pulse en [Subir] para subir los datos, se presentará una pantalla con las facturas subidas al portal y si hay alguna incidencia se indicará en la columna Incidencia, al pulsar se aceptarán los datos que no tengan ninguna incidencia.

Para enviar realmente las facturas al SII de hacienda pulse en y elija “Facturas recibidas”, se visualiza una pantalla con los datos de las facturas que están pendientes de enviar al SII.

Con el botón podremos comprobar si todos los NIF y nombres son correctos y están identificados por hacienda, este paso es opcional.

Pulsando en nos aparece una pantalla con las facturas que se van a enviar. Marque las facturas que desee enviar realmente al SII y pulse en para enviarlas realmente, se solicitará la clave de su certificado digital y se procederá al envío.

3. Actualizar

Unicamente nos queda comprobar que realmente el SII de hacienda ha recibido las facturas y que estas queden registradas en el programa de contabilidad.

Pulsamos en   elegimos “Facturas recibidas” y el período,  se visualizarán las facturas que realmente ha recibido el SII de hacienda. Pulsando en se nos descargará un fichero Excel con esos datos, es importante recordar en que carpeta se descarga ese fichero. Si lo deseamos, ya podemos cerrar el Portal SII.

Volvemos a la contabilidad y pulsamos en el botón elegimos el fichero que acabamos de descargar y después pulsamos  y .

Una vez finalizado el proceso, cerramos esa pantalla y comprobaremos como las facturas ya se han marcado como subidas al SII.

En casos especiales existe también la posibilidad de marcar o desmarcar las facturas realmente subidas al SII de forma manual. Para hacerlo nos  posicionamos en la factura deseada y pulsamos en o hacemos doble click con el ratón sobre la factura para marcarla o desmarcarla. De esta manera tendremos controladas en todo momento que facturas están ya subidas al SII de hacienda.

 

 

 

 

 

En este artículo explicaremos como funciona el Suministro Inmediato de Información del IVA (SII) en el programa de Contabilidad Prisma.

Lo dividiremos en dos partes:

• Preparación
• Funcionamiento

Preparación

Ante todo deberemos de indicar al programa de contabilidad que claves de SII se deben de utilizar en cada tipo de factura. Esto funcionará correctamente aunque las facturas ya hayan sido contabilizadas previamente,  antes efectuar este paso.

Activar el SII

• Entramos en Ficheros/Datos Generales y en la pestaña Parámetros tiene que estar activado Sistema Inmediato de IVA (SII) para que funcionen todas las características de la aplicación relativas al SII:

 

Tipos de impuesto

• Entramos en la opción IVA/Tipos de impuesto y para cada código que vayamos a utilizar deberemos de indicar, en la pestaña SII:
  • Tipo de factura SII
  • Clave SII

Si es el caso, marcaremos también si son facturas con Inversión del Sujeto Pasivo.

Por omisión, si no indicamos nada, el programa usa el Tipo de factura F1 y la Clave 01 que es lo más habitual en la mayoría de las ocasiones, excepto para las facturas de exportación en las que se debe de usar la Clave 02. El resto de claves se utilizan unicamente en ocasiones muy especiales.

En el caso de operaciones exentas, por ejemplo en las exportaciones fuera de la CEE, nos aparecerán también los siguientes campos que deberemos de rellenar:

• Tipo de operación exenta:
  • Cualquier operación
  • Entrega de bienes
  • Prestación de servicios
• Causa de la exención:
  • E1 Exenta por el artículo 20
  • E2 Exenta por el artículo 21
  • E3 Exenta por el artículo 22
  • E4 Exenta por el artículo 24
  • E5 Exenta por el artículo 25
  • E6 Exenta por otros

Si vamos a utilizar el mismo código de impuesto para contabilizar facturas de diferentes tipos deberemos de crear un tipo de impuesto nuevo, copiando todos los datos del anterior excepto el Tipo de factura SII, la Clave SII o los tipos y causas de exención que podrán ser diferentes. Utilizaremos un código u otro según el tipo de factura que vayamos a contabilizar en cada caso.

Clientes y proveedores

Es importante que los clientes y proveedores tengan un NIF correcto, esto es, que ese NIF esté dado de alta en hacienda y que no tenga ni rayas ni puntos ni espacios de separación. Esto es válido para los NIF españoles y de la CEE, no para el resto del mundo.

Si el cliente o proveedor tiene su sede en España hay que indicar en su cuenta contable en la casilla País el código “ES”. Si se dejara en blanco el programa entendería también que es Español.

Si el cliente o proveedor es de un país de la CEE hay que indicar el código de país correspondiente y, esto es importante, su NIF deberá de comenzar precisamente por las dos letras del código de país indicado. La lista de países comunitarios es esta:

DE Alemania
AT Austria
BE Bélgica
BG Bulgaria
CY Chipre
DK Dinamarca
SI Eslovenia
EE Estonia
FI Finlandia
FR Francia
EL Grecia
GB Gran Bretaña
NL Holanda
HU Hungría
IT Italia
IE Irlanda
LV Letonia
LT Lituania
LU Luxemburgo
MT Malta
PL Polonia
PT Portugal
CZ República Checa
SK República Eslovaca
RO Rumanía
SE Suecia

Para los extranjeros no comunitarios es importante indicar un código de país ya que en caso contrario, si se dejara vacío, el programa entendería que es español. Pinchando en la lupa a la derecha del País podremos elegir un país de la lista de países.

Un ejemplo de proveedor extranjero de fuera de la CEE podría ser:

Es importante indicar un código de país correcto ya que es un dato que se envía al SII y se comprueba. Además lo usará el programa para detectar que es un cliente o proveedor extranjero y poner su NIF en la columna correspondiente.

Datos del registro de IVA

Es especialmente importante al introducir los registros de IVA tanto de las facturas emitidas como de las facturas recibidas que se utilizarán tres fechas diferentes para cada factura:

1. Fecha de contabilización: que es cuando se contabiliza la factura
2. Fecha de expedición: es la fecha de la factura
3. Fecha de operación: es la fecha del albarán, si una factura contiene varios albaranes se entiende que es la del albarán mas reciente

Al introducir los datos del IVA hay que indicar cada una de ellas:

 

También es posible modificar los registros de IVA ya contabilizados, para diferenciar esas fechas, desde la introducción de apuntes:

 

NOTA IMPORTANTE: Si no se indica nada o en la fecha de expedición o en la fecha de operación, el programa entenderá que son las mismas que la fecha de contabilización de la factura.

Portal SII

La aplicación de contabilidad generará ficheros Excel compatibles con PortalSII.es que será el vehículo utilizado para enviar las facturas al sistema SII de la AEAT o de las administraciones locales, como Hacienda de Navarra.

El uso de PortalSII tiene un costo mensual que irá en función del numero de facturas que se envíen al SII.

Si van a utilizar esta funcionalidad deberán de ponerse en contacto con nosotros para que demos de alta a su empresa en el PortalSII indicándonos los siguientes datos:

• NIF de la empresa
• Nombre con que esta dada de alta su empresa en hacienda
• NIF del representante legal

Deberán de poseer también un certificado digital en vigor cuyo titular tenga el mismo NIF y el mismo nombre que el de la empresa.

Otro requisito es que tanto los clientes como los proveedores tengan un NIF y un nombre registrado en hacienda. Es importante que el NIF no tenga ni guiones, ni espacios, ni puntos de separación. También es importante que el nombre fiscal sea lo mas parecido al que tenga realmente la empresa, ya que son datos que comprueba el sistema SII cuando se suben las facturas.

Por último deberemos indicar una ruta en donde se guardarán todos los ficheros Excel necesarios para enviar y recibir datos del Portal SII. Entramos en la opción Utilidades/Configurar terminal y elegimos la carpeta deseada:

La recomendación es utilizar esa carpeta exclusivamente para guardar este tipo de ficheros de intercambio de datos entre el programa de contabilidad y el portal SII.

 

Funcionamiento

Explicaremos ahora el funcionamiento día a día para subir las facturas al SII, pero esto será el el SIGUIENTE ARTÍCULO.